Hoe kies je de beste software voor kinesisten?
Zo maak je de juiste keuze!

Naast het behandelen van patiënten moet je je als kinesist ook nog bezighouden met een hoop administratieve taken: afspraken inboeken, medische dossiers aanvullen, facturatie, betalingen verwerken, boekhoudkundige zaken regelen zoals ereloonnota's, ... 

Het kiezen van de juiste digitale hulpmiddelen kan al deze extra werklast verlichten. Maar hoe kies je nu  de beste software voor kinesisten en vooral voor jouw situatie? Want wat de beste software is voor de ene kinesist, is dat niet per sé voor de andere. Geen nood! Wij helpen je bij het maken van de juiste keuze voor jou.

Hoe kinesisten software best vergelijken?

Iedere kinesitherapeut werkt min of meer op zijn eigen manier. Dat vertaalt zich dan ook in andere behoeften als het aankomt op software. Ze zijn afhankelijk van factoren zoals werklocatie, aantal collega's en de functies die je essentieel vindt op softwarevlak.

Voordat je kinesisten software aanschaft, doorloop je best deze 5 stappen:

1. Identificeer je vereisten: patiëntendossiers, online agenda, facturatie, boekhouding, ...
2. Maak een shortlist van alle softwareoplossingen die je kent of tijdens je zoektocht bent tegengekomen.
3. Welke kiné softwarepakket beantwoordt het best aan jouw vereisten?
4. Vraag een objectieve mening aan je collega's: welke voordelen en nadelen zien zij in hun software?
5. Kijk naar het gebruiksgemak van de software(!). Dit is een essentiële feature die je niet uit het oog mag verliezen. Tenslotte moet software jouw dagelijks werk vereenvoudigen en niet onnodig moeilijker maken.

Als je de kans hebt om een vakbeurs voor kinesitherapie bij te wonen, kun je meerdere softwareoplossingen vergelijken, praten over de voor- en nadelen van elk pakket en de verschillende softwareleveranciers naast mekaar zien.

Een uitgebreide lijst van je behoeften zal helpen bij het bepalen van de juiste digitale tool. Neem  voldoende tijd om hierover na te denken. Het kiezen van de juiste software is immers een belangrijke beslissing, want je zal er dagelijks mee in contact komen.

TIP: Sommige leveranciers bieden gratis proefperiodes of een testomgeving aan die je helpen bij het maken van je keuze. Zo kan je zelf ervaren of de software je al dan niet ligt.

Het belang van boekhouding in software voor kinesisten

Naast specifieke boekhoudsoftware, kies je best voor een softwarepakket dat compatibel is met boekhoudsoftware.

Facturatie en tarificatie

Van het ophalen van CODA bestanden voor het opvolgen van betalingen van patiënten, tot het eenvoudig nakijken van terugbetalingen via de mutualiteit, een goede praktijksoftware is ook onmisbaar voor financiële beheer van jouw praktijk. Het biedt een allesomvattend overzicht over:

• derdebetaler regeling, 
• opsplitsing van inkomsten per therapeut,
• kilometervergoedingen,
• herinneringen en follow-up van openstaande betalingen, patiënten of mutualiteit...

Ook tarificatie is een essentiële feature. Goede software dient je te begeleiden doorheen de ganse flow van behandeling tot tarificatie. Je duidt het type behandeling aan en de software geeft aan hoeveel je dient door te rekenen aan de patiënt. Ook het kluwen van attestering tot betaling en correctiedocument dient software je uit handen te nemen.

Kies voor kiné software met een online agenda

Het efficiënt indelen van de werkdag blijft voor iedere kinesist een uitdaging. Iets wat we wel vaak horen van onze klanten is dat zij regelmatig onderbroken worden door telefoongesprekken, of genoodzaakt zijn om gedurende lange perioden voicemails te beluisteren en aanvullend nog telefonisch contact dienen op te nemen met hun patiënten. Het inplannen van afspraken, het annuleren en het verzetten van behandelingen kunnen best tijdrovend zijn. Maar ook daar kan goede software het werk verlichten, namelijk een online agenda om het afsprakenbeheer geautomatiseerd te laten verlopen.

Niet alle softwarepakketten voor kinesisten bieden een ingebouwde online agenda aan, of zijn hoogstens geïntegreerd met een extern pakket voor agendabeheer (vb. Progenda, MyOrganizer, Helena Pro Calendar...). Toch biedt een volledig geïntegreerde agenda vaak meer voordelen en handige functionaliteiten.

Door te kiezen voor een praktijkbeheersoftware, voorzien van een online afsprakensysteem en SMS-herinneringen, plannen en beheren jouw patiënten zelf hun afspraken. Uiteraard behoud je zelf de controle over wanneer je al dan niet beschikbaar bent. De tijd die je aan de telefoon doorbrengt wordt verminderd en je wordt minder vaak onderbroken. Je kunt dus rustig werken terwijl je controle houdt over je planning.

Het kiezen van een online agenda voor kinesisten aangevuld met een medisch telesecretariaat secretariaat biedt je dubbel comfort. Zij nemen niet alleen het volledige agendabeheer uit handen, maar zorgen ook voor de telefonische opvolging bij vragen, annulaties...

Welke (technische) support wordt aangeboden met de software?

Als kinesist hoef je geen IT-expert te zijn. Logisch vinden wij. Daarom kies je best voor een goed doordachte, gebruiksvriendelijke en intuïtieve praktijkbeheersoftware.

Sommige softwareleveranciers kiezen ervoor om nieuwe klanten eerst onder te dompelen in een uitgebreide opleiding met aanvullende sessies om vertrouwd te geraken met de software en alle functionaliteiten te leren kennen. Sommige betalend, andere gratis, al dan niet online of ter plaatse in jouw praktijk. 

Andere leveranciers gaan prat op het gebruiksgemak van hun software en zijn van het principe dat goed doordachte software zichzelf dient uit te wijzen zonder dat daarvoor uren opleiding nodig zijn. Neemt niet weg dat er aanvullende sessies georganiseerd worden om ook de meer geavanceerde functionaliteiten onder de knie te krijgen.

Voordat je tot aankoop overgaat, controleer je wat de voorwaarden zijn voor ondersteuning bij softwareblokkades of langetermijngebruiksproblemen. Via welke kanalen je de support medewerkers kan bereiken. Per e-mail, chat, telefoon of alle drie? Wat zijn de beschikbaarheidsuren van de helpdesk?

Je praktijkbeheer software zal een aanvulling vormen op je dagelijkse werking en zou je leven moeten vereenvoudigen. Een goede ondersteuning is dus essentieel om gerust te kunnen werken.

TIP: Informeer op voorhand of een opleiding nodig is, al dan niet inbegrepen is in de prijs van de software of als extra service. En check ook hoe bereikbaar hun helpdesk is door gewoon eens te bellen.

En wat met eHealth voor kinesisten?

eHealth wordt de standaard. We zien die evolutie zich in het gehele zorglandschap doorzetten. En vanuit de overheid zal dit meer en meer doorgeduwd worden, ook naar de kinesisten.

Logisch dus dat je daarom best kiest voor een software die hierop voorbereid is en een partij die alle kennis en knowhow in huis heeft om de komende jaren dit op een gebruiksvriendelijke manier in de software verder te implementeren.

Vandaag kan je als kinesist in de meeste softwarepakketten de verzekerbaarheid van je patiënt opvragen, samen met de mutualiteit en de GMD verantwoordelijke. Dat is dus wat ons betreft het olympisch minimum wat een softwarepakket vandaag dient aan te bieden.

TIP: Informeer op voorhand bij de softwareleverancier hoe ver ze staan met de ontwikkeling en implementatie van diverse eHealth functionaliteiten. Vaak kan je ook al veel afleiden aan de opleidingen die worden georganiseerd met als thema digitalisering en eHealth.

Hoeveel kost goede software voor kinesisten?

Zeker als startende kinesist wil je jouw vaste uitgaven laag houden. En degelijke kiné software is helaas niet gratis. Tot zover het slechte nieuws, want als kinesitherapeut kan je via het RIZIV elk jaar rekenen op een telematicapremie (€ 800) voor de aankoop van medische software waarmee je de patiëntendossiers elektronisch beheert. De voorwaarde: het pakket moet wel gehomologeerd – lees goedgekeurd – zijn. Als je het zo bekijkt, bestaat 'gratis' kiné software dus enigszins wel.

De meeste softwareleveranciers tonen op hun website overzichtelijk de kostprijs van hun softwarepakket, via een prijstabel of beter nog een simulatie of offerte tool. Houd daarbij ook rekening met het aantal gebruikers in jouw praktijk en eventuele aanvullende diensten.

Stap je over van een ander softwarepakket en wens je alle patiëntendata over te zetten, dan wordt daar doorgaans een kleine conversiekost voor aangerekend. Dat bespaart je wel een hoop administratie achteraf. Zeker een aanrader dus! Start je nog maar net met software, dan is een conversie uiteraard niet relevant.

TIP: Breng het volledige kostenplaatje in beeld alvorens een beslissing te nemen. Zo kom je later niet voor verrassingen te staan.

Keuze gemaakt? Je kan meteen aan de slag met KineQuick! Ga naar het bestelformulier. Of wens je nog graag een demo van Pieter, dan kan je een moment inboeken in zijn agenda dat jou uitkomt.